Version v1.0 draft · 2026-10-17 · English · Español. The English and Spanish versions are equally authentic. / Las versiones en inglés y español son igualmente auténticas.
Privacy notice: website and voice demo
1. Who is responsible
Controller: Andrés Martínez Gómez, trading as Frontdesk Agents, Avda. de la Fama, 19, 30008 Murcia, Región de Murcia, Spain. Email: hello@frontdeskagentshq.com.
This notice covers our website and the demo receptionist for a fictional clinic ("Velloran Aesthetics"). How we process clinic patients' data for our clinic customers is described in our full Privacy Policy and DPA.
2. The voice demo
The demo receptionist is an AI assistant and says so at the start of the call.
Calls last a maximum of 300 seconds (5 minutes).
No audio recording is made. A text transcript is created so the AI can respond. It is shown live in your browser and sent to our server at the end of the call; we don't keep it in our database. Our voice provider may keep the transcript under its standard retention settings: audio recording and call logging are switched off, but transcript generation is on, so Vapi stores the text transcript with the call record in the US under its standard retention (we are not on a zero-data-retention plan).
If you make a demo booking, the name and phone number you give are stored in our demo database (Cloudflare) to show the booking flow. Please use a fake name and number.
Do not share health information or other sensitive details. The demo clinic is fictional and gives no medical advice.
To prevent abuse, we keep your IP address (grouped by network) and call timestamps to limit demo calls per day, and may use Cloudflare Turnstile, a bot check.
Legal basis: our legitimate interest in showing how our product works and preventing abuse (GDPR Art. 6(1)(f)); for the demo itself, your request to try it.
Retention: demo bookings and abuse-prevention records are deleted automatically within 30 days. Emails you send us are kept as long as needed to answer you and for up to 24 months for follow-up, unless you object.
3. Service providers and international transfers
Vapi (Vapi Inc., United States): voice AI processing. A transfer to the US under Vapi's data processing agreement and the EU Standard Contractual Clauses. Vapi may use call content in de-identified form to improve its service.
Cloudflare (Cloudflare, Inc.): website hosting, demo server and database, bot protection, on a global network; DPA with SCCs.
OpenAI (OpenAI, L.L.C., United States): the AI model for the demo (GPT-4o mini), accessed through Vapi; a transfer to the US under the EU Standard Contractual Clauses.
We don't sell personal data.
4. Email and contact
If you email or call us, we use your details to reply (legal basis: steps before a contract / legitimate interests).
5. Cookies
We currently use no analytics, advertising or tracking cookies. The site stores no cookies of its own; a bot-protection check may use technically necessary data. If we add analytics or advertising tools, we will ask for your consent first and update this notice.
6. Your rights
You can request access, rectification, erasure, restriction, portability, or object to processing, by emailing hello@frontdeskagentshq.com. You may complain to the Spanish Data Protection Agency (AEPD, www.aepd.es) or your local supervisory authority.
Aviso de privacidad: sitio web y demo de voz
1. Responsable
Responsable: Andrés Martínez Gómez, con nombre comercial Frontdesk Agents, Avda. de la Fama, 19, 30008 Murcia, Región de Murcia, Spain. Correo: hello@frontdeskagentshq.com.
Este aviso cubre nuestro sitio web y la recepcionista de demostración de una clínica ficticia ("Velloran Aesthetics"). El tratamiento de datos de pacientes por cuenta de nuestras clínicas clientes se describe en nuestra Política de privacidad completa y en el Contrato de encargo de tratamiento (DPA).
2. La demo de voz
La recepcionista de la demo es un asistente de inteligencia artificial y lo indica al inicio de la llamada.
Las llamadas duran como máximo 300 segundos (5 minutos).
No se graba el audio. Se genera una transcripción de texto para que la IA pueda responder. Se muestra en directo en su navegador y se envía a nuestro servidor al final de la llamada; no la guardamos en nuestra base de datos. Nuestro proveedor de voz puede conservar la transcripción según su configuración estándar de conservación: la grabación de audio y los registros de llamadas están desactivados, pero la transcripción está activada, por lo que Vapi guarda la transcripción de texto con el registro de la llamada en EE. UU. según su conservación estándar (no tenemos un plan de retención cero).
Si hace una reserva de prueba, el nombre y el teléfono que indique se guardan en nuestra base de datos de la demo (Cloudflare) para mostrar el proceso de reserva. Use un nombre y un número ficticios.
No comparta información de salud ni otros datos sensibles. La clínica de la demo es ficticia y no da consejo médico.
Para evitar abusos, conservamos su dirección IP (agrupada por red) y la hora de las llamadas para limitar el número de llamadas diarias, y podemos usar Cloudflare Turnstile, una verificación antibots.
Base jurídica: nuestro interés legítimo en mostrar cómo funciona el producto y en prevenir abusos (art. 6.1.f RGPD); para la demo en sí, su solicitud de probarla.
Conservación: las reservas de prueba y los registros antiabuso se eliminan automáticamente en un plazo de 30 días. Los correos que nos envíe se conservan el tiempo necesario para responderle y hasta 24 meses para seguimiento, salvo que se oponga.
3. Proveedores y transferencias internacionales
Vapi (Vapi Inc., Estados Unidos): procesamiento de voz con IA. Transferencia a EE. UU. amparada en el acuerdo de tratamiento de datos de Vapi y en las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE. Vapi puede utilizar el contenido de las llamadas de forma desidentificada para mejorar su servicio.
Cloudflare (Cloudflare, Inc.): alojamiento del sitio web, servidor y base de datos de la demo y protección antibots, en una red global; DPA con Cláusulas Contractuales Tipo.
OpenAI (OpenAI, L.L.C., Estados Unidos): modelo de IA de la demo (GPT-4o mini), usado a través de Vapi; transferencia a EE. UU. con las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE.
No vendemos datos personales.
4. Correo y contacto
Si nos escribe o llama, usamos sus datos para responderle (base jurídica: medidas precontractuales / interés legítimo).
5. Cookies
Actualmente no usamos cookies analíticas, publicitarias ni de seguimiento. El sitio no instala cookies propias; la verificación antibots puede usar datos técnicamente necesarios. Si añadimos herramientas analíticas o publicitarias, le pediremos antes su consentimiento y actualizaremos este aviso.
6. Sus derechos
Puede solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación o la portabilidad de sus datos, u oponerse al tratamiento, escribiendo a hello@frontdeskagentshq.com. Puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, www.aepd.es) o ante su autoridad de control local.